FUNDACIÓN IDEAL® adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales como responsable del tratamiento de información obtenida en desarrollo de su objeto institucional y de la prestación de sus servicios. La política se fundamenta en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como en las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

1. OBJETO

Establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión y demás operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por FUNDACIÓN IDEAL®, garantizando los derechos de los titulares y el cumplimiento de los principios y deberes previstos en el régimen colombiano de protección de datos personales.

2. ALCANCE

Aplica al tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos, archivos físicos o electrónicos y sistemas de información administrados por FUNDACIÓN IDEAL®, respecto de usuarios/pacientes, familiares y cuidadores, colaboradores, candidatos, aprendices, estudiantes, practicantes, proveedores, contratistas, aliados, donantes, visitantes y demás personas naturales cuya información sea tratada por la FUNDACIÓN IDEAL®, cuando resulte aplicable la legislación colombiana.

3. MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en las disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales y al Registro Nacional de Bases de Datos.

• Demás normas, instrucciones y disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio que resulten aplicables.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales se realizará observando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, entre ellos legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La Fundación limitará el tratamiento a finalidades legítimas, informadas y compatibles con la autorización o con la habilitación legal correspondiente.

5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre: FUNDACIÓN IDEAL®

Domicilio: Santiago de Cali, Colombia.

Dirección principal: Calle 50 No. 10 A-08, Santiago de Cali.

Correo electrónico para protección de datos personales: atencionalusuario@fundacionideal.org.co

Correo institucional adicional: direccion@fundacionideal.org.co

6. CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN TRATADA

Según la relación existente con cada titular y la finalidad correspondiente, FUNDACIÓN IDEAL® podrá tratar datos de identificación y contacto, información laboral y contractual, académica y de formación, financiera y contable, información asociada con la prestación de servicios, imágenes, voz, registros de acceso y demás datos necesarios para el cumplimiento de finalidades legítimas.

Por la naturaleza de los servicios de rehabilitación y salud prestados por la Fundación, también puede existir tratamiento de datos sensibles, particularmente información relacionada con la salud y datos biométricos, cuando dicho tratamiento se encuentre autorizado o amparado por una excepción legal.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

FUNDACIÓN IDEAL® tratará los datos personales únicamente para las finalidades informadas al titular o permitidas por la ley. Segun la categoría de titular, podrán comprender:

• Gestionar la prestación y continuidad de los servicios institucionales y de salud, cuando corresponda.

• Gestionar admisiones, atención, seguimiento, facturación, cartera y demás actividades administrativas vinculadas con los servicios prestados.

• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, consultas y solicitudes de los titulares.

• Gestionar procesos de selección, vinculación, contratación, nómina, seguridad social, bienestar, capacitación, evaluación, seguridad y salud en el trabajo y terminación de relaciones laborales o contractuales.

• Gestionar relaciones con proveedores, contratistas, aliados, estudiantes, practicantes y demás terceros relacionados con la actividad institucional.

• Realizar mediciones de calidad, satisfacción, mejora y evaluación de los servicios.

• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales, contables, tributarias, laborales, de seguridad social, de archivo y aquellas derivadas de requerimientos de autoridades competentes.

• Administrar la seguridad física, tecnológica y de la información, incluido el control de acceso a instalaciones y sistemas.

• Realizar investigación, docencia o actividades académicas cuando proceda y se cuente con las autorizaciones, bases jurídicas y salvaguardas exigibles.

• Enviar comunicaciones institucionales relacionadas con la relación existente con el titular, conforme a la finalidad informada y la normatividad aplicable.

Cuando se pretenda utilizar los datos para una finalidad nueva que sea incompatible o sustancialmente distinta de la previamente informada, la FUNDACIÓN IDEAL® deberá informar al titular y obtener una nueva autorización cuando legalmente corresponda.

8. AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

FUNDACIÓN IDEAL® solicitará autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea exigible. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante cualquier mecanismo que permita su consulta posterior y acreditar la voluntad del titular. No se requerirá autorización en los casos exceptuados por la Ley 1581 de 2012.

La FUNDACIÓN IDEAL® conservará prueba de la autorización y de la información suministrada al titular en el momento de solicitarla, en los términos legales aplicables.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles está sujeto a especial protección. Cuando sea necesaria la autorización, se informará al titular de forma explícita cuáles datos son sensibles, la finalidad de su tratamiento y que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo que exista una excepción legal aplicable. El acceso a esta información será restringido a las personas y encargados que requieran conocerla para finalidades autorizadas o legalmente permitidas.

10. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se sujetará a las reglas especiales previstas por la legislación colombiana. Deberá prevalecer su interés superior, respetarse sus derechos fundamentales y, cuando sea exigible, obtenerse la autorización del representante legal, garantizando el derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea exigible.

• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando resulte procedente.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

12. CONSULTAS

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de FUNDACIÓN IDEAL®. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. RECLAMOS

El titular o sus causahabientes podrán presentar reclamos para solicitar corrección, actualización o supresión de información o para advertir un presunto incumplimiento de los deberes legales. El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que se presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo correspondiente en un término no mayor de dos (2) días hábiles, cuando resulte aplicable. El reclamo será atendido en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. CANALES PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán presentarse a través de los canales institucionales informados por FUNDACIÓN IDEAL®, incluyendo el correo atencionalusuario@fundacionideal.org.co

15. SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización cuando resulte procedente. La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual que exija conservar la información, o cuando el tratamiento se encuentre amparado por otra habilitación legal. La eliminación se efectuará de manera segura una vez se cumplan los términos de conservación y desaparezca la finalidad legítima o la obligación de conservar la información.

16. CONSERVACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justifican su tratamiento y durante los términos exigidos por la normatividad aplicable, las obligaciones contractuales, las reglas de archivo y gestión documental y las necesidades de defensa de derechos. Finalizado el periodo de conservación, deberán aplicarse mecanismos seguros de eliminación, anonimización o disposición, según corresponda.

La regla de conservación de hojas de vida de candidatos deberá definirse y documentarse de acuerdo con la finalidad del tratamiento, las tablas o instrumentos de retención aplicables y la autorización otorgada.

17. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Cuando FUNDACIÓN IDEAL® comparta datos personales con encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos u otros terceros, establecerá las obligaciones de confidencialidad, seguridad, tratamiento conforme a instrucciones y demás condiciones exigibles. Las transferencias o transmisiones nacionales o internacionales deberán observar los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, según resulte aplicable.

18. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE INCIDENTES

FUNDACIÓN IDEAL® implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, divulgación o tratamiento no autorizado o fraudulento. Las medidas se definirán de acuerdo con la naturaleza de los datos, los riesgos, los sistemas utilizados y las obligaciones legales aplicables.

La FUNDACIÓN IDEAL® dispondrá mecanismos internos para identificar, contener, analizar, documentar, escalar y gestionar incidentes de seguridad que involucren datos personales, y realizará los reportes que legalmente correspondan ante las autoridades o sistemas aplicables.

19. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA Y GOBIERNO DE DATOS PERSONALES

FUNDACIÓN IDEAL® promoverá medidas de responsabilidad demostrada acordes con el tamaño, naturaleza y riesgos de sus operaciones. Esto incluye asignación de responsabilidades internas, controles de acceso, capacitación, revisión de proveedores y encargados, conservación de evidencias, actualización de políticas y procedimientos, y evaluación periódica de las medidas de protección de datos personales.

20. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Cuando FUNDACIÓN IDEAL® esté obligada a inscribir o actualizar información en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), realizará las actuaciones exigidas por la normativa vigente y conservará evidencia de su cumplimiento. La determinación de esta obligación deberá verificarse con base en los criterios legales aplicables a la FUNDACIÓN IDEAL® 

21. AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la presente política en el momento de la recolección, se utilizará un aviso de privacidad que informe, como mínimo, la identidad y datos de contacto del responsable, el tratamiento y las finalidades, los derechos del titular y la forma de consultar esta política, conforme a la normativa aplicable.

22. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

FUNDACIÓN IDEAL® podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, organizacionales o en las actividades de tratamiento. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable o con las finalidades del tratamiento serán comunicados a los titulares antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas condiciones, y se obtendrá una nueva autorización cuando legalmente sea requerida.

23. VIGENCIA

Esta versión entrará en vigor a partir de su aprobación y publicación institucional. Sustituirá la versión anterior desde la fecha en que sea formalmente aprobada conforme al procedimiento de control documental del Sistema de Gestión de Calidad de FUNDACIÓN IDEAL®.

CONTROL DE APROBACIÓN

 

 

 

CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO